ZZP-update: keuzes maken als ondernemer en strakker plannen

De tijd vliegt voorbij en als ondernemer groei ik wat meer in mijn rol. Januari lijkt een beetje de maand van bezinning en reflectie en ik heb met verschillende mensen kunnen sparren over waar ik precies tegenaan loop. Ik zal keuzes moeten maken én strakker moeten omgaan met mijn tijd. Is dat voor jou ook een valkuil? Dat je wordt opgeslokt door de waan van de dag en niet toekomt aan de dingen die je eigenlijk zou moeten doen?

Tijdens een training afgelopen week leerde ik dat wat ik deze maand gedaan heb en waar ik nog mee bezig ben ‘je bijl slijpen’ heet. Trainster Karen van New Broom vertelde vorige week bij een ondernemersavond van Platform Z, waarom dit zo belangrijk is. Dat je niet alleen maar doorwerkt, maar ook de tijd neemt om te evalueren en dingen te leren.

Bijlen slijpen

Ik heb dus mijn bijl voor een deel geslepen, maar ik ben er nog niet. Ben nu halverwege het boek ‘De Kleine SEO voor Dummies’. De Slimmer Werken training van New Broom was een vorm van het bijlen slijpen. Ondanks dat ze met herkenbare dingen kwam, was het toch een eyeopener. Je realiseert je welk type ondernemer je bent, wat je valkuilen zijn, waar je op moet letten en we kregen wat handige tips & tricks. Daarnaast heb ik gespard met collegabloggers in Groningen op het event van Blogadvies en met Felice in Alphen a/d Rijn.

Doodeng vond ik de realisatie dat ik sommige klanten niet meer als klant moet willen hebben. Of in ieder geval niet de manier waarop het in het verleden ging. Je klanten opvoeden heet dat met een mooie term, of afscheid van ze nemen. Daardoor komt er tijd en energie vrij die ik nu tekort kom. Want ik schiet voor mijn gevoel op sommige fronten tekort.

Puin ruimen

Vandaag was dat gevoel extra sterk: ik was urenlang alleen maar aan het ‘puin ruimen‘. Foutjes oplossen. Blijft toch irritant. Ik heb mezelf daarom beloofd dat deze blog niet vanavond af hoeft, dat ik een avondje rust verdien.

Ook dat kwam namelijk naar voren tijdens het ‘bijlen slijpen‘. Ik gun mezelf te weinig rust, terwijl ik dat wel nodig heb om op te laden. Ik moet teveel doorgaan van mezelf. Aangezien februari voor mijn blog toch geen kijkcijferhit zal worden, wil ik proberen om mezelf deze maand wat minder verplichtingen op te leggen. Heel moeilijk, want ik ben van mening dat als je ergens een succes van wilt maken je ook de benodigde discipline moet opbrengen om dit te realiseren. Ik ken veel mensen die klagen dat hun bedrijf niet het succes is dat ze hadden gehoopt, die hun omzet niet goed genoeg vinden… en als je dan doorvraagt blijkt dat ze daar ook helemaal hun best niet voor doen.  🙄  Of eigenlijk – ik weet niet of ze zich dat zelf realiseren – dat ze ervoor kiezen om genoegen te nemen met hoe het nu gaat en hun werk-privé balans voorrang geven. Of om het nog scherper te stellen: die mensen werken bewust minder uren. En dat mag. Maar je omzet kan dan ook achterblijven. Voor mij hangt er heel veel af van die omzet de komende tijd, dus ik durf het niet zo los te laten. Ik durf geen dagje vrij te nemen. Ook omdat ik weet dat alles wat ik vandaag niet afkrijgt dan doorschuift naar morgen. Wel werk ik in het weekend minder dan doordeweeks. En kies ik ervoor om ’s avonds te werken omdat ik overdag niet aan mijn benodigde uren kom omdat ik werk onder schooltijd.

Over je levende kikkers doorslikken

Voor de komende periode probeer ik de tip van Karen van New Broom ter harte te nemen om eerst mijn ‘levende kikkers‘ door te slikken en me daarna pas te laten meeslepen in de waan van de dag. Met soortgelijk advies kwam ook Kim Buining van Blogadvies. Zij adviseerde me om in de ochtend alle social media, de app en mijn mailbox niet te openen. Eerst doen wat je moet doen en rustig de dag opstarten. Op die manier word je niet direct opgeslokt door puin van anderen, spoedklusjes, dittemedatjes en 1001 andere dingen die nauw met elkaar verbonden zijn. Elke actie of mail resulteert voor mij in verschillende subtaken die vervolgens moeten worden opgepakt. En dat kan chaos worden.

De tijd om rustig een artikel te schrijven, schiet er bijna alle dagen bij in. Waardoor ik in de stress raak en het in de avonduren moet doen. Natuurlijk zijn er blogartikelen bij die zo uit de vingers rollen en in een half uur klaar zijn, maar de meeste artikelen die ik maak zijn reviews. Reviews waarbij ik graag mooie foto’s en nuttige informatie deel, omdat ik anders vind dat ik geen goede kwaliteit lever. Zowel richting mijn lezers als richting de opdrachtgever die een product ter beschikking stelde en er soms ook voor betaalde. Ik vind het fijn om er echt even rustig voor te zitten en mijn gedachten uit te tikken. Met alle afleiding die de piepjes en meldingen van chatprogramma’s, e-mail en social media veroorzaken, voel je je dan al snel opgejaagd. Helemaal wanneer je zoals ik direct in die valkuil trapt om het meteen te willen oppakken. Meestal hoeft dat helemaal niet. En hoeft het toch? Dan pakken die mensen de telefoon wel!

Betere planning en werk uitbesteden

Afijn, ik heb inzicht in mijn valkuilen. Ik laat mij als een kip zonder kop opslokken door ‘de waan van de dag’, kom daardoor niet toe aan mijn ‘levende kikkers’, voel me opgejaagd en maak teveel werkuren. Het moet dus anders. Want het is natuurlijk heel mooi dat mijn zaak goed loopt, dat ik een ‘gat in de markt’ heb gevonden qua dienstverlening, maar als ik mezelf overwerk kan ik voor niemand meer inkomsten regelen. Inclusief mezelf.

Afgelopen maand heb ik al een aantal keer wat werk uitbesteed aan anderen. Als ik dagelijks een blog wil blijven publiceren, zal ik dat structureler moeten doen. Nu is het op ad hoc basis. Terwijl ik dit artikel schrijf werd ik toch weer afgeleid en heb ik een mogelijke ‘stagiaire’ en berichtje gestuurd. Ik zou jullie namelijk wekelijks wat meer willen vertellen over nieuwe producten waarover ik bericht ontvang. Een nieuwsrubriek is prima uit te besteden. In het verleden heb ik zelf voor tijdschriften dit soort rubrieken verzorgd en de selectie van te gebruiken persberichten werd niet altijd door mijzelf gedaan, maar kreeg ik soms ook van een hoofdredacteur toegestuurd. Met mijn andere werk verdien ik genoeg om een student hiervoor een kleine vergoeding te kunnen betalen en ik vind het leuk om mijn kennis over te dragen.

Overzicht met ‘mijn Social Media Plan’

Wat ik al wel doe is mijn taken uitzetten in de tijd in mijn Milly Pie Planner. Ik miste echter daarin het overzicht op langere termijn. Bovendien kwam ik ruimte te kort omdat ik niet alleen mijn eigen deadlines moet bijhouden, maar ook die van de bloggers waar ik opdrachten heb uitgezet.

  • Wie neemt een opdracht wel of niet aan?
  • Hebben de bloggers binnen 14 dagen geleverd?
  • Is er feedback op een preview door de klant?
  • Wie heeft op welke dag een artikel ingepland staan?
  • Kan ik al factureren?
  • Zijn de links van de publicaties doorgestuurd naar de opdrachtgever?
  • Is de betaaltermijn van een factuur verstreken?
  • Wie kan ik uitbetalen?
  • Bij welke klant wacht ik nog op input voor bestelde advertorials?

Felice van Babyenkind adviseerde me om een systeem te laten bouwen of te werken met ‘regels’ in mijn mailbox. Dat vind ik lastig, want wanneer iemand voor een bepaalde datum oplevert moet je die regel van de herinneringsmail vervolgens ook weer uitzetten. Kim Buining kwam met de oplossing in de vorm van haar zelf ontworpen tool ‘Mijn Social Media Plan’.

Tijdens het event in Groningen kreeg ik hem mee om orde te scheppen in mijn chaotische werk. Ik ben heel sterk in plannen, maar met een groeiend bedrijf groeit het ook mij boven de pet. Alles opschrijven is dus het devies!

Mijn social media plan‘ is eigenlijk bedoeld voor bedrijven om structuur aan te brengen in hun social media planning. Om de contentkalender uit te kunnen zetten in acties. Toen ik als marketingmedewerker verantwoordelijk was voor de nieuwsbrieven, LinkedIn posts en tweets had ik deze planner goed kunnen gebruiken! Je vinkt simpelweg aan op welke dag je welk kanaal inzet, eventueel met een tijd erbij of een steekwoord. Zo heb je overzichtelijk bij elkaar wat je elke maand gaat doen en spreid je je ‘online presence‘.

social media planner

Nadenken over je content

Onder de maandplanning staan de punten waarover je elke maand moet nadenken. Je kruist niet alleen aan op welke dagen je via welk kanaal wat deelt, maar denkt ook na over passende onderwerpen. Welke onderwerpen sluiten aan bij jouw bedrijf en wat kan ik dus aankaarten op social media? Toen ik bij een bedrijf werkte dat trillingsmeters op de markt bracht, vertelden we over productinnovaties, bouwprojecten waar onze apparatuur werd toegepast en bijvoorbeeld op welke beurs we aanwezig zouden zijn. Als marketingmedewerker bij een IT-bedrijf was het juist belangrijk om via Twitter de interactie aan te gaan met de Twitter-accounts van onze klanten. En als communicatiemedewerker bij een reinigingsbedrijf waren juist de berichten in de lokale kranten van belang over wanneer er kerstbomen werden opgehaald, wanneer er een wethouder meereed op een vuilnisauto, hoe we milieuvriendelijk het onkruid verdelgden of wanneer de bladblaascampagne actueel was. Zo heeft elk bedrijf andere kanalen die belangrijk zijn, afhankelijk van je doelgroep en boodschap.

Je zet onderaan de kalender je doelen neer. Wat wil je deze maand bereiken? Welk thema staat deze maand centraal? Welke onderwerpen komen er langs? Maar ook is er ruimte voor een stukje reflectie en schrijf je op waar je afgelopen maand trots op was en wat je graag anders had willen doen.

Hoe gebruik ik ‘mijn social media plan’?

Omdat ik dagelijks een blog artikel publiceer (of daar in ieder geval naar streef), gebruik ik ‘mijn social media plan’ niet helemaal zoals Kim hem bedoeld heeft. Ik gebruik hem voor overzicht met betrekking tot de acquisitie die ik voor andere bloggers doe. De doelen, thema’s en het stukje reflectie heb ik uiteraard wel netjes ingevuld. Dit soort vragen komen ook in mijn Milly Pie planner terug en het is goed en fijn om daar structureel over na te denken. Waar ben ik mee bezig en waarom?

Ik ben trots er trots op dat ik geselecteerd was voor het event in Groningen, vanwege het uiterlijk van mijn blog en de manier waarop ik reviews schrijf en in beeld breng. Had graag minder werkstress ervaren en heb dus als doel voor komende maand efficiënter werken genoteerd.

Dagelijks deel ik mijn nieuwe content op Facebook, Pinterest, Twitter en LinkedIn. Alleen voor Instagram heb ik geen vast schema en dat wil ik met mijn social media plan wel gaan opbouwen.

In de planningsvakjes noteer ik harde deadlines met betrekking tot betalingen, op te leveren blogartikelen van andere bloggers (dus als er een herinnering uit moet) en bedrijven die deze week input hadden moeten leveren. Wellicht dat ik het voor volgende maand anders aanpak (en wel mijn eigen artikelen plan in deze planner), maar je moet ergens beginnen en voor mij persoonlijk zat hier nu de meeste druk op.

Wat kost het?

Het fijne is dat ‘mijn social media plan’ uit lekker dik papier bestaat, op A3 formaat is en dat je hem eventueel kunt ophangen. Er staat geen datum op, dus je kunt hem op elk gewenst moment in gebruik nemen en helemaal ‘vol’ maken. Je kunt hem hier bestellen voor 57 euro en het mooie is dat je daarmee ook elk kwartaal kunt deelnemen aan de strategie sessies van Blogadvies. Voor de duurzame ondernemers onder ons: hij is gemaakt van gerecycled papier en bedrukt met plantaardige inkt dus 100% vegan. Een must voor elke communicatieafdeling, al was het maar omdat je niet alleen de kalender koopt maar dat er dus per jaar 4 momenten van ‘je bijl slijpen‘ bij in zit.

Heb ik mijn doelen van januari gehaald?

Het is een heel lang artikel geworden, met veel reflectie. Ben heel benieuwd of jullie je er in herkennen? Maar nu is het tijd voor de doelen die ik maandelijks benoem in de zzp-update. Wat waren de doelen voor januari en heb ik deze gehaald?

  • Starten met Facebookadvertenties: dit heb ik gedaan en het resulteerde in extra kijkcijfers.
  • Bezoekersaantal boven de 9.000 uniek: ondanks de advertenties is dat niet gelukt, ik bleef steken op 8.500 unieke bezoekers. Ook mooi, maar niet het gewenste doel.
  • Omzetdoel halen: gelukt, ondanks mijn lage verwachtingen van de maand en verschillende opdrachten die één of meer maanden vooruitschoven.
  • Blogger by Nature netwerkplein voor de helft vol krijgen: niet gelukt, ik had te weinig dedicated tijd. We zitten op een kwart dus volgende maand hard aan de bak. Wel liep de kaartverkoop heel goed, binnen 10 minuten na de start verkochten we al 10 kaarten.
  • De 1000 Facebookvolgers voorbij: gelukt en tegen de verwachtingen in ging ik hier ook op Instagram overheen.
  • Dagelijks een artikel online plaatsen: gelukt.
  • Het verschil maken voor iemand die dat verdient: in januari is mij dit gelukt.

Wat zijn mijn doelen voor februari?

Er waren dus 2 doelen die ik niet heb gehaald: de bezoekcijfers en het verkopen van Blogger by Nature zodat we de prijs voor de deelnemers laag kunnen houden. Gelukkig heb ik voor het event nog even de tijd en weet ik zeker dat dit de komende maanden wel goed zal komen. De bezoekcijfers laat ik even ‘los’ in februari. Ik weet welk basis aantal bezoekers ik heb en dat is voor nu even prima. In het kader van bovenstaande reflectie maak ik even pas op de plaats. Mijn doelen voor februari:

  • Meer rust inbouwen. Bijvoorbeeld door dingen uit te besteden of minder hoge eisen aan mijzelf te stellen. De to-do lijst voor mijn eigen blog is gelukkig onder controle, nu de rest nog. Belangrijk is dat ik de mailbox en social media in de ochtend zoveel mogelijk ‘uit’ laat. Dagelijks probeer ik om een 7Mind meditatie te doen van 7 minuten.
  • Omzetdoel halen, liefst met wat groei. Belangrijk want er komen een paar gepeperde rekeningen aan.
  • Dagelijks een artikel publiceren. Continuïteit vind ik belangrijk ook al lukt het wellicht niet om het stipt om 6.30 uur in te plannen.
  • Knallen voor Blogger by Nature en zorgen voor een gevuld netwerkplein, toffe goodiebag en een uitverkochte zaal.
  • Voor iemand het verschil maken. Het hoeft niet groots te zijn, al is er maar 1 lezer die reageert dat het punt wat ik heb aangekaart precies datgene was dat nodig was om te horen, dan heb ik dit doel behaald.
  • Mijn overige doelen even uitstellen tot volgende maand.

Lieve mensen, de komende periode ben ik doordeweeks in de ochtend niet per app of mail bereikbaar. Bij dringende vragen kun je mij bellen en anders kom ik er in de middag op terug. Althans, dat is mijn goede voornemen!

Welke valkuilen heb jij als ondernemer? Sta jij voor lastige keuzes? Hoe vaak gun je jezelf de tijd om je bijl te slijpen? En start jij de dag met het eten van je levende kikkers of hijgen die kikkers jou in de nek?

disclaimer

Comments

  1. Heel herkenbaar. Hier start ik iedere werkdag met het (door)delen van het ochtendblog en dan het schrijven van content. Pas daarna open ik mijn mailbox en het verleidelijke Facebook. Tussendoor doe ik huishoudelijke klusjes ter afleiding en zo zijn mijn dagen erg productief.
    Wat volgend schooljaar enorm gaat helpen is dat de meisjes vijf gelijke schooldagen gaan krijgen en ik op woensdag en vrijdag ineens een hele werkdag heb i.p.v. alleen een ochtend!

    1. Marguerita says:

      Wat goed! En je kids krijgen dus een continurooster? Wel prettig inderdaad dat je dan iets meer uren kunt maken in een dag

  2. Lodi says:

    Wat een duidelijk en eerlijk artikel, heel fijn! Ik ben dan wel geen ondernemer maar neem mijn blog wel heel serieus, ik merk dat ik me te vaak laat afleiden door Social media. Nog even dit checken, oh daar een bliebje. Jouw doel van in de ochtend niet bereikbaar zijn, is een hele goede en misschien moet ik daar ook gewoon eens naar kijken.

    1. Marguerita says:

      Ja is echt zo’n valkuil, ongemerkt slurpen social media echt veel tijd op. Even instagram, even Facebook, even…

  3. Anne-Marie says:

    Ik vind het altijd zo goed dat jij dit maandelijks doet. Je stelt jezelf hiermee kwetsbaar op maar bent tegelijkertijd een inspiratie voor velen. Je hebt mij in ieder geval geinspireerd om me nú te gasn inschrijven voor Bloggers by nature.

    1. Marguerita says:

      Dankjewel, wat een enorm compliment! Zou superleuk zijn om je met Blogger by Nature weer even te spreken, fijn dat je komt en zegt het voort 😉

  4. Kelly Aarts says:

    Mooi weer om te lezen! Goed dat je deze doelen voor jezelf stelt: maar ook dat hoort er natuurlijk bij dat je hier gaandeweg achter komt wat wel en niet werkt.
    Veel succes de komende maand, ben benieuwd of het je lukt!

  5. Nicole says:

    Hier is er ook te weinig overzicht. Mijn mailbox zit bomvol en ik heb niet goed in de kaart wat ik nog moet doen qua opdrachten en dergelijke.
    Ik wil dit beter gaan bijhouden!

  6. […] Je hebt daar papieren versies van, zoals Mijn Social Media Plan van Kim Buining (lees hier mijn ervaring ermee). Toen ik voor bedrijven de zakelijke twitters, linkedins en nieuwsbrieven […]

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.